1. Comptez cinq postes, même quand certains valent zéro
Abonnement
Le droit d'utiliser la plateforme, généralement lié à l'effectif, aux fonctions ou aux deux.
Configuration
Création de l'année, des classes, cours, périodes, règles et comptes du personnel.
Formation
Temps consacré à rendre chaque rôle autonome sur ses gestes quotidiens.
Données initiales
Nettoyage, dédoublonnage, saisie ou import des élèves et soldes de départ.
Temps interne
Heures du personnel mobilisées pour vérifier les données, tester et accompagner la transition.
Ajoutez aussi le matériel seulement s'il est réellement nécessaire. Un logiciel web utilisable sur les téléphones et ordinateurs existants ne devrait pas imposer un appareil par utilisateur.
2. Chez Ardoise, abonnement et services sont séparés
Les offres mensuelles sont Ascension à 30 $, Prime à 59 $, Pilote à 99 $ et Infinite à 159 $. Le paiement annuel correspond à dix mensualités : respectivement 300 $, 590 $, 990 $ et 1 590 $. Ce prix ne dépend pas de l'effectif : élèves, comptes utilisateurs, classes et archives sont illimités dans les quatre offres, et un budget établi aujourd'hui ne se renchérit pas parce que l'école grandit. Les modules exacts figurent dans le tableau comparatif.
La configuration par l'équipe Ardoise coûte 60 $ en forfait unique. La formation coûte 30, 60 ou 100 $ selon la formule. La campagne de capture est facultative et facturée 0,50 $ par élève. Une école qui se configure, se forme et importe elle-même ne paie aucun de ces services.
3. Trois budgets de première année
Ces calculs utilisent les tarifs publiés d'Ardoise. Ils ne comprennent pas le temps interne de l'école. L'abonnement ne dépend pas de l'effectif ; seule la campagne de capture, facturée à l'élève, varie avec le nombre de dossiers à saisir.
Le cœur du métier — 200 élèves à saisir
300 $ seule · 520 $ accompagnée
Ascension annuelle : 300 $, quel que soit l'effectif. Avec installation 60 $, formation complète 60 $ et capture de 200 élèves 100 $ : total 520 $.
Avec emploi du temps et discipline — 500 élèves à saisir
590 $ seule · 960 $ accompagnée
Prime annuelle : 590 $. Avec installation 60 $, formation complète 60 $ et capture de 500 élèves 250 $ : total 960 $.
Avec comptabilité et concours — 1 200 élèves à saisir
990 $ seule · 1 750 $ accompagnée
Pilote annuelle : 990 $. Avec installation 60 $, formation personnalisée 100 $ et capture de 1 200 élèves 600 $ : total 1 750 $.
« Accompagnée » signifie ici que les trois services facultatifs sont pris. Une école peut en choisir un, deux ou aucun. Le choix de l'offre vient des modules dont l'école a besoin, jamais de son effectif.
4. Comparez le coût par élève et le coût des erreurs évitées
Divisez le budget annuel par l'effectif pour obtenir un coût par élève. Puis confrontez-le au temps actuellement consacré à recopier les listes, corriger les bulletins, rechercher les paiements et reconstituer les archives.
Ne transformez pas toutes les erreurs en dollars imaginaires. Mesurez plutôt trois indicateurs avant et après : heures de préparation des bulletins, écarts de caisse non expliqués et dossiers incomplets. Ce sont eux qui diront si l'investissement améliore réellement le fonctionnement.
Questions à poser avant de signer
Le prix augmente-t-il pendant l'année ? Est-il indexé sur le nombre d'élèves, de comptes ou de classes — et que se passe-t-il quand l'école grandit ? Les sauvegardes, mises à jour, exports et support sont-ils inclus ? Peut-on arrêter sans payer la période suivante ?