Fonctionnalités · Finances
Une grille de frais par classe, des encaissements en francs comme en dollars, un reçu à chaque paiement, et — pour les établissements qui tiennent une comptabilité — la caisse, les dépenses et les salaires dans la même plateforme que les élèves.
Trois questions auxquelles un cahier d'encaissement répond mal, et qu'une direction se pose chaque semaine.
Un ou plusieurs frais par année scolaire, avec leur libellé — minerval, frais d'examen, uniforme — et leur montant, applicables à toute l'école ou à une classe précise. Le montant est exprimé en francs ou en dollars, avec le taux du jour.
Paiement partiel ou total, dans la devise réellement reçue, avec mode de paiement, référence et note. Le solde de l'élève se met à jour, les dettes antérieures comprises. Un reçu numéroté est produit.
Recettes de l'école, taux de recouvrement, liste des élèves en retard, situation classe par classe. Le directeur n'attend plus un état manuscrit pour savoir où en est le minerval.
La double devise n'est pas un affichage : chaque paiement conserve le taux de change appliqué au moment où il a été reçu. Une famille qui paie une moitié en francs en octobre et l'autre en dollars en février voit un solde exact, et l'école conserve la traçabilité du taux utilisé pour chaque écriture. Le taux de référence de l'école est modifiable, daté, et porte le nom de celui qui l'a changé.
Le blocage du bulletin pour impayé est désactivé par défaut. Une école qui ne souhaite pas le pratiquer n'a rien à faire.
Vous fixez le pourcentage d'impayé au-delà duquel le bulletin est retenu. Une famille à jour à 90 % n'est pas traitée comme une famille qui n'a rien versé.
Un élève dont la situation le justifie reçoit une dérogation motivée, enregistrée avec son motif. La décision reste celle de la direction, et elle est écrite.
À partir de l'offre Pilote, Ardoise cesse de ne compter que les recettes scolaires et tient la caisse complète : ce qui entre, ce qui sort, et ce que coûte le personnel.
Dans quelle offre ? Frais scolaires, encaissements, reçus numérotés et double devise sont dans les quatre offres, y compris Ascension. La comptabilité de caisse, les dépenses et la paie du personnel arrivent avec l'offre Pilote.
Oui, et c'est prévu dès la première offre. L'école fixe sa devise de référence et son taux de change ; chaque paiement est enregistré dans la devise réellement reçue, avec le taux appliqué ce jour-là. Les totaux restent justes même quand le taux bouge en cours d'année, parce que chaque encaissement conserve le sien.
Chaque encaissement donne lieu à un reçu numéroté, portant le nom de l'élève, le montant, la devise, la date et la personne qui a encaissé. Le numéro est attribué par la plateforme : deux reçus ne peuvent pas porter le même, et un reçu ne peut pas exister sans paiement.
Oui. Les dettes antérieures d'un élève sont visibles à côté de sa situation de l'année en cours, et le solde total apparaît lors de l'encaissement. Le secrétariat n'a pas à consulter le cahier de l'année précédente pour savoir où en est une famille.
C'est une comptabilité de caisse, adaptée à un établissement scolaire, pas un logiciel comptable certifié. Elle enregistre les entrées et les sorties par catégorie, tient la trésorerie en francs et en dollars, conserve les pièces justificatives et produit la paie du personnel. Elle répond à la question « où est passé l'argent », pas à celle d'un bilan fiscal.
La direction et les personnes qu'elle habilite. Un professeur ne voit aucun montant ; un secrétaire encaisse sans accéder à la caisse générale. Chaque écriture porte le nom de celui qui l'a passée.
Nous reprenons votre grille de frais actuelle et vous montrons ce que donne une semaine d'encaissements dans Ardoise.